ERHA Tingkatkan Fulfillment Rate dari 300 menjadi 1000 Order per Hari dengan Anchanto

ERHA Pharmacy Indonesia, didirikan pada tahun 1999, adalah salah satu klinik dermatologi terkemuka di Indonesia. Fokus perusahaan berkembang ketika mereka berekspansi sebagai brand kesehatan dan kecantikan serta retailer, yang mengkhususkan diri dalam produk perawatan rambut dan kulit. Dengan kehadiran ritel offline yang kuat, ERHA memutuskan untuk memperluas jangkauan bisnis mereka melalui berbagai marketplace online, termasuk Tokopedia, Shopee, Zalora, dan TikTok Shop.

Karena keunggulan brand di pasar lokal, ERHA dengan cepat tumbuh secara online. Ketika volume pesanan melebihi 22.000 order per bulan, perusahaan menyadari bahwa fulfillment rate (tingkat pemenuhan) dan proses manajemen inventory mereka perlu diperbarui. ERHA juga menghadapi tantangan dalam pemrosesan pesanan dan manajemen katalog, menunjukkan perlunya perubahan dalam operasional backend dan teknologi mereka.

Mari kita telusuri tantangan-tantangan yang dihadapi ERHA untuk memahami titik inti dari permasalahan mereka.

Tantangan

Saat ERHA menavigasi medan operasional bisnis yang rumit, serangkaian hambatan muncul, masing-masing membutuhkan pendekatan unik untuk diatasi. Berikut adalah tantangan utama yang ingin diatasi ERHA:

1. Fulfillment rate yang rendah

Bergantung hanya pada proses manual membatasi ERHA untuk memenuhi hanya 300 pesanan dalam sehari, mengurangi fulfillment rate mereka. Setiap kali ada order, tim meninjaunya secara manual, memprosesnya, memeriksa inventory untuk barang tersebut, memperbarui inventory, mengambil dan mengemas barang, membuat label pengiriman, dan memulai proses delivery. Melakukan langkah-langkah ini secara manual mencegah ERHA memenuhi lebih banyak pesanan dengan tenaga kerja yang ada.

2. Pengukuran stok yang tidak akurat

Sistem manajemen inventory yang sebelumnya dimiliki ERHA tidak memiliki fitur stock-take yang efektif, menyebabkan sinkronisasi inventory yang tidak akurat. Hal ini berdampak pada bisnis, seperti kekurangan stok selama periode permintaan tinggi. Kelebihan stok juga menjadi masalah karena mengikat modal dalam inventory yang tidak cepat terjual. Pengukuran stok yang tidak akurat juga mempengaruhi kepuasan pelanggan, manajemen pesanan, dan tentunya biaya.

3. Manajemen batch dan expiry yang tidak efisien

Sistem Manajemen Order / Order Management System (OMS) mereka yang lama tidak menawarkan kemampuan manajemen batch dan expiry, membuat ERHA sulit mengelola umur simpan produk. Tanpa pelacakan batch dan expiry yang otomatis, mereka hanya bergantung pada metode manual seperti spreadsheet/excel yang rentan terhadap kesalahan dan memakan waktu. Selain itu, ketidakmampuan untuk melacak umur simpan produk dengan akurat mengakibatkan produk menjadi kadaluarsa di rak sebelum terjual.

4. Proses yang salah dan memakan waktu

Dengan mengandalkan OMS standar untuk mengendalikan order bulanan dan inventory yang besar, ERHA terpaksa menggunakan proses manual. Proses picking, packing, dan kontrol kualitas yang manual di gudang memakan waktu dan rentan terhadap kesalahan. Ketergantungan yang tinggi pada proses manual juga memungkinkan mereka hanya dapat memproses 300 pesanan sehari dengan waktu kerja standar dari jam 9 pagi hingga 6 sore, dengan total staf 8 orang.

5. Manajemen kit dan bundle yang tidak memadai

Meskipun sebagian besar marketplace memungkinkan listing kit dan bundle produk, membuat kombinasi ini secara manual sangatlah merepotkan. Sebagian besar channel penjualan juga tidak menawarkan cara untuk membuat opsi ini di backend mereka, jadi semua kit dan bundle harus didaftarkan sebagai produk baru. Proses manual yang terlibat membuat ERHA tidak nyaman dalam mengelola bentuk promosi ini di marketplace.

Implementasi

Penyebab utama dari tantangan yang dihadapi ERHA adalah kurangnya teknologi yang efisien untuk mengotomatisasi proses internal. Setelah banyak penelitian, perusahaan farmasi tersebut menemukan solusi Anchanto untuk mengurangi ketergantungan pada upaya manual.

ERHA mengimplementasikan Anchanto Order Management dan Warehouse Management yang membantu mereka memusatkan pesanan dan inventory mereka. Mereka juga menggunakan sistem ini untuk mengelola inventory dan katalog mereka di berbagai channel penjualan online.

Sistem yang diterapkan terintegrasi dengan lancar dengan ekosistem yang ada di ERHA, mencegah gangguan dan meningkatkan operasional. Dengan aliran informasi yang real-time dan juga stabil, mereka dapat mengelola operasional mereka dengan lebih baik, mengimbangi permintaan konsumen, dan mengurangi tekanan terhadap kesalahan.

Solusi dan Hasil

Memperkenalkan teknologi baru ke cabang digital mereka tidak hanya menyederhanakan operasional ERHA tetapi juga menetapkan standar baru untuk efisiensi dan kepuasan pelanggan. Setiap pencapaian yang diperoleh dengan Anchanto adalah bukti kekuatan teknologi yang skalabel dan otomatisasi. Berikut adalah solusi yang diimplementasikan oleh ERHA dan hasil yang diperoleh operasional mereka:

1. Mengurangi proses manual untuk fulfillment rate yang tinggi

Sebelum menggunakan Anchanto, ERHA hanya dapat memenuhi 300 pesanan dalam waktu kerja standar. Namun setelah menggunakan Anchanto, perusahaan mampu memenuhi lebih dari 1000 pesanan dalam 8 jam kerja mereka, tanpa perlu tambahan staf. Fulfillment rate yang lebih tinggi ini terjadi dengan mengotomatisasi pemrosesan pesanan dan manajemen gudang mereka.

2. Meningkatkan akurasi stock-take

Selagi menilai jumlah stok di gudang mereka, ERHA memperhatikan bahwa persentase akurasi stock-take hanya sekitar 50%. Namun, setelah menerapkan Anchanto Warehouse Management, mereka meningkatkan akurasi stock-take menjadi sekitar 85%. Penghapusan proses manual yang lambat memungkinkan kemajuan ini. Saat ERHA terus menggunakan solusi Anchanto, perusahaan mengharapkan untuk melihat lebih banyak kemajuan dalam manajemen inventory mereka.

3. Kontrol batch dan expiry otomatis

Sebagai perusahaan farmasi, ERHA bergantung pada pergerakan inventory FIFO (first in first out) untuk memastikan produk terjual sebelum kadaluarsa. Untuk memastikan inventory dikelola dengan cara ini, mereka harus mengotomatisasi fungsi ini. Dengan opsi manajemen batch dan expiry dari Anchanto, bisnis mampu melacak semua inventory berdasarkan tanggal produksi dan tanggal kadaluarsa. Ini meningkatkan aliran stok untuk pesanan baru produk ERHA.

4. Proses yang akurat dan pemrosesan pesanan yang lebih cepat

Dalam operasionalnya, ERHA bertujuan untuk menjadi sempurna dengan fungsi ritel mereka. Akibatnya, perusahaan bekerja keras untuk menjaga tingkat kesalahan e-commerce mereka di bawah 5%. Kesalahan ini terkait dengan produk atau kuantitas yang salah dipilih. Namun, sebelum menggunakan Anchanto, tingkat kesalahan ERHA lebih tinggi dari persentase yang ditetapkan. Dengan Anchanto, mereka mampu menjaga tingkat kesalahan di antara 1% – 1,5%.

Demikian pula, dalam hal pemrosesan pesanan, ERHA ingin memastikan bahwa semua pesanan diproses dengan benar dan cepat. Sebelum menggunakan Anchanto, setiap pesanan yang masuk untuk hari itu baru diproses keesokan harinya karena tekanan yang disebabkan oleh operasi manual. Namun melalui sistem Anchanto, pesanan harian yang diterima sebelum pukul 3 sore diproses pada hari yang sama. Ini memastikan fulfillment yang lebih cepat dan meningkatkan pengalaman pelanggan.

5. Manajemen promosi yang lebih baik

Anchanto Order Management menawarkan kemampuan manajemen katalog terpusat untuk ERHA. Dengan keuntungan ini, brand dapat dengan cepat membuat kit dan bundle produk untuk dijual. Ini adalah fitur yang sangat nyaman untuk bisnis mereka karena sebagian besar marketplace tidak menawarkan kemampuan untuk melakukan ini.

Kesimpulan

Dengan teknologi yang lebih baik, ERHA telah mengubah operasional backend mereka untuk meningkatkan kehadiran digital mereka. Mereka menggunakan solusi SaaS dari Anchanto untuk memusatkan e-commerce dan inventory mereka, mengelola channel penjualan online mereka, mengidentifikasi keterlambatan dan masalah untuk mengambil tindakan lebih cepat, mendapatkan visibilitas ke setiap proses, melakukan pemeriksaan kualitas stok, penempatan, dan tinjauan kinerja.

ERHA juga mengurangi proses manual, mengurangi kesalahan operasional, meningkatkan akurasi stock-take, mempercepat pemrosesan dan pemenuhan pesanan, serta mendapatkan kontrol atas promosi online mereka.

Mengingat kemajuan yang telah dicapai e-commerce perusahaan, ERHA berkeinginan untuk menerapkan teknologi Anchanto di seluruh jaringan pergudangan mereka. Saat mereka mengembangkan kehadiran offline mereka, ERHA bertujuan untuk mengaktifkan modul online-to-offline dengan dukungan solusi SaaS dari Anchanto.