Warehouse Management: Definisi, Manfaat, Proses, dan Strategi

Di era modern seperti sekarang ini, pengelolaan gudang atau warehouse management telah menjadi salah satu elemen krusial dalam rantai pasok global. Menurut laporan dari Grand View Research, pasar global untuk solusi manajemen gudang diperkirakan mencapai USD 13,34 miliar pada tahun 2030, dengan Compound Annual Growth Rate (CAGR) atau Tingkat Pertumbuhan Tahunan Majemuk sekitar 19,5%​ dari tahun 2024 hingga 2030.

Teknologi yang makin canggih dan tuntutan konsumen untuk kecepatan dan akurasi dalam pengiriman mendorong kebutuhan warehouse management system yang efisien. Sistem ini tidak hanya membantu mengoptimalkan ruang penyimpanan, tetapi juga meningkatkan produktivitas dan akurasi dalam pengelolaan inventaris.

Lalu, apa sebenarnya manajemen gudang itu? Artikel ini akan membahas mengenai apa itu warehouse management, manfaatnya, proses, hingga strategi yang digunakan. 

Apa Itu Warehouse Management?

Jadi, semua prinsip dan proses yang diperlukan untuk menjalankan kegiatan operasional harian di dalam gudang disebut warehouse management atau management inventory. Pada tingkatan yang lebih luas lagi, pengelolaan gudang mencakup proses penjadwalan tenaga kerja, pengelolaan inventory, penerimaan dan pengorganisasian ruang gudang, dan pemenuhan pesanan. 

Manajer gudang, manajer inventaris, dan penyedia logistik memanfaatkan manajemen gudang guna menyederhanakan pelacakan produk, menunjukkan tingkat inventaris yang akurat, dan meningkatkan efisiensi gudang.

Sebab, warehouse management yang efektif mengoptimalkan integrasi setiap proses tersebut untuk memastikan semua aspek operasi gudang saling bekerja sama untuk meningkatkan produktivitas dan menjaga biaya tetap rendah.

Pentingnya Implementasi Warehouse Management yang Tepat

Sebagai komponen penting dalam industri transportasi dan logistik, pengelolaan gudang memainkan peran besar dalam rantai pasokan. Dapat dikatakan, pentingnya warehouse management untuk bisnis didasarkan pada beberapa alasan berikut: 

• Tingkat inventaris yang terkontrol. Informasi real-time dari gudang yang dikelola dengan baik membantu memastikan tingkat inventaris yang lebih akurat. Hal ini akan mengurangi kesenjangan antara permintaan dan pasokan produk sehingga meminimalkan biaya yang tidak perlu bagi perusahaan.
• Peningkatan layanan pelanggan. Manajemen gudang juga secara tidak langsung memengaruhi pengalaman pelanggan. Pesanan yang disiapkan, dikirim, dan sampai tepat waktu dapat menciptakan dampak positif bagi pelanggan. Mengamati jumlah stok ideal barang yang diminta dan memastikan barang tersebut tersedia sesuai kebutuhan juga berdampak pada peningkatan kepuasan pelanggan.
• Peningkatan produktivitas. Melalui pendekatan berbasis data, manajer gudang dapat memutuskan apakah perlu menempatkan material yang biasa digunakan di dekat area produksi, pengepakan, atau pengiriman. Selain itu, gudang juga dapat mengoptimalkan penggunaan ruang dengan menentukan desain terbaik yang dapat diterapkan pada jenis tertentu. Praktik ini memungkinkan bisnis beroperasi secara efisien yang berdampak pada peningkatan produktivitas tim.

Di sisi lain, warehouse management yang tidak tepat bisa berdampak pada beberapa hal berikut: 

• Terjadi selisih stok. Kondisi ini bisa terjadi karena kesalahan saat pencatatan, terutama jika dilakukan dengan cara manual. Selain itu, selisih stok juga bisa terjadi karena tidak dilakukan stock opname atau pengecekan stok.

• Barang bercampur. Pengecekan stok yang tidak dilakukan juga berisiko terjadi pencampuran barang baru dan lama, terutama jika produk lama telah kedaluwarsa. 
• Data barang masuk dan keluar tidak akurat. Pencatatan stok yang tak dilakukan dapat membuat data barang yang masuk maupun keluar menjadi tidak akurat. Hal ini bisa berdampak pada pembelian yang tidak perlu atau risiko barang minus. 

Proses dalam Warehouse Management

Proses warehouse management terbagi menjadi enam tahap. Setiap proses mempunyai peran yang sama pentingnya dan saling berpengaruh. Ini artinya, setiap langkah harus optimal supaya operasional gudang juga berjalan efektif. Adapun keenam proses tersebut antara lain:

• Penerimaan atau inbound. Lakukan check-in dan pastikan untuk mencatat semua item yang masuk. Selain itu, pastikan pula Anda menerima jumlah yang sesuai, dalam kondisi yang baik, dan pada waktu yang tepat.

• Peletakan atau putaway. Pindahkan item dari dok penerimaan ke lokasi penyimpanan yang tepat dan sesuai dengan kategori item. 

• Penyimpanan. Simpan semua item dengan aman dan lakukan pengaturan inventaris dengan optimal guna memungkinkan pengambilan item yang lebih praktis, cepat, dan akurat. 

• Pengambilan atau picking. Kumpulkan semua barang yang diperlukan untuk memenuhi pesanan penjualan. 
• Pengemasan atau packing. Siapkan barang untuk dikirimkan, pastikan barang dikemas dengan aman, gunakan kemasan yang benar dengan slip yang akurat. 
• Pengiriman atau dispatch. Kirim dan pastikan barang berada di kendaraan yang sesuai, waktu yang tepat, dan dokumentasi yang benar sehingga konsumen dapat menerima pesanan tepat waktu. 

Strategi Warehouse Management

Menerapkan strategi warehouse management yang tepat membantu manajer gudang untuk meningkatkan kinerja operasional secara signifikan. Berikut beberapa strategi yang bisa dicoba: 

1. Penerapan Sistem Manajemen Gudang (Warehouse Management System – WMS)

Mengadopsi WMS dapat membantu mengotomatisasi dan mengoptimalkan proses gudang, mulai dari penerimaan barang hingga pengiriman. Sistem ini membantu pelacakan inventaris secara real-time, pengelolaan ruang penyimpanan, dan optimalisasi pengambilan barang. 

2. Optimalisasi tata letak gudang

Tata letak gudang yang efisien dapat mengurangi waktu pengambilan barang dan meningkatkan produktivitas. Penyusunan rak dan penempatan barang harus tepat sehingga barang yang sering diambil ada di tempat yang mudah dijangkau.

3. Pengelolaan inventaris yang efektif

Melakukan audit inventaris secara rutin dan menggunakan teknologi seperti barcode atau RFID (Radio Frequency Identification) untuk pelacakan barang dapat mengurangi kesalahan dan memastikan ketersediaan barang. 

4. Penerapan teknologi otomatisasi

Penggunaan teknologi seperti conveyor belts, robotic pickers, dan automated guided vehicles (AGVs) dapat mengurangi waktu dan tenaga yang diperlukan untuk operasi gudang.

5. Integrasi dengan sistem logistik

Mengintegrasikan sistem manajemen gudang dengan sistem logistik perusahaan untuk mengkoordinasikan pengiriman barang dapat meningkatkan efisiensi. DHL Supply Chain Indonesia sebagai penyedia layanan logistik pihak ketiga (3PL) menggunakan integrasi sistem ini untuk memastikan pengiriman barang yang efisien ke berbagai destinasi.

Manfaatkan Warehouse Management System 

Warehouse Management System (WMS) adalah solusi yang makin penting untuk mengelola kompleksitas operasional gudang modern. Dengan WMS, perusahaan dapat mengatasi berbagai tantangan yang ada di gudang dan meningkatkan efisiensi operasional secara keseluruhan.

Untuk warehouse management yang lebih efisien, percayakan pada Anchanto! Monitor level stok barang secara real-time di seluruh inventory dengan mudah, sekaligus mengelola order, katalog, promosi, dan lainnya untuk semua brand di berbagai marketplace dengan platform paling multifungsi di Indonesia. 

Integrasikan dengan sistem yang sudah ada seperti ERP dan terhubung dengan jasa kurir sedunia untuk solusi yang scalable dan stabil guna memaksimalkan penjualan dan kepuasan pelanggan. Semua proses gudang #JadiMudah!