Warehouse Management vs Inventory Management, Apa Bedanya?

Ketika berbicara perihal menyederhanakan operasi bisnis, memahami perbedaan antara warehouse management dan inventory sangatlah penting. Sebab, keduanya memainkan peran krusial dalam memastikan efisiensi perusahaan dan kepuasan pelanggan. 

Artikel ini akan membahas mengenai arti manajemen gudang dan inventory management, serta perbedaan di antara keduanya secara mendalam, termasuk peran penting keduanya untuk operasional gudang yang lebih efektif dan efisien. 

Definisi Warehouse Management vs. Inventory Management 

Dalam sektor logistik maupun supply chain, warehouse management dan management inventory adalah dua konsep yang sering digunakan secara bergantian. Agar lebih mudah untuk memahami keduanya, perhatikan definisinya berikut ini.

Pengertian warehouse management

Warehouse management adalah rangkaian aktivitas yang berhubungan dengan pengelolaan operasional dan fisik pusat distribusi atau gudang. Aktivitas ini termasuk pengelolaan, peninjauan perpindahan barang, pengambilan pesanan, penyimpanan, dan penyaluran. 

Tujuan utama manajemen warehouse yaitu memastikan operasional berjalan optimal dan efisien, mengurangi potensi salah pengiriman, dan menjamin stok barang tersedia dalam jumlah dan waktu yang tepat. 

Umumnya, aktivitas gudang dikelola dengan memanfaatkan Warehouse Management System (WMS). Ini merupakan perangkat lunak yang menawarkan visibilitas stok lebih baik, peninjauan perpindahan barang secara langsung, serta membantu proses penyaluran dan penyimpanan lebih optimal. 

Misalnya, menentukan tempat penyimpanan yang tepat untuk setiap produk membuat pengambilan barang menjadi lebih mudah dan menyingkat waktu pencarian. 

Pengertian Inventory Management

Sementara itu, inventory management adalah implementasi manajemen dan pengendalian yang berkaitan dengan jumlah stok produk. Manajemen inventory bertujuan untuk memastikan stok barang tetap seimbang sehingga bisa memenuhi kebutuhan konsumen. 

Tidak hanya itu, manajemen inventory juga membantu mengurangi risiko stok barang berlebih yang berdampak pada penurunan nilai atau meningkatnya biaya penyimpanan. 

Dalam penerapannya, perusahaan memanfaatkan berbagai teknologi, termasuk software analisis data, manajemen persediaan, dan langkah inventory. Contohnya, perusahaan dapat menentukan waktu dan jumlah produk yang harus segera dipesan ulang sehingga level persediaan tetap seimbang. 

Pentingnya Warehouse Management dan Inventory Management untuk Gudang

Warehouse management dan inventory management dalam pengelolaan gudang bekerja saling melengkapi untuk mencapai efisiensi operasional. Keduanya memiliki peran penting dalam proses logistik, pengendalian biaya, dan peningkatan kepuasan pelanggan. 

Manajemen gudang berfokus pada pengelolaan fisik gudang, mencakup penerimaan barang, penyimpanan, pemindahan, dan pengiriman. Sementara itu, manajemen inventory lebih menitikberatkan pada pengawasan dan pengendalian stok barang yang tersedia sekaligus memastikan bahwa persediaan dapat memenuhi permintaan tanpa terjadinya kekurangan atau kelebihan stok.

Kedua manajemen ini sangat penting karena gudang dan inventaris yang tidak seimbang dapat menyebabkan gangguan dalam proses operasional. Misalnya, pengelolaan inventaris yang tidak dilakukan dengan baik dapat menyebabkan kelebihan atau kekurangan stok. Sebaliknya, tanpa sistem warehouse management yang efektif, proses penerimaan dan pengiriman barang menjadi tidak teratur.

Dampak positif warehouse dan inventory management yang dikelola dengan baik

jika manajemen gudang dan inventory dikelola dengan baik, berikut dampak positif yang dapat dirasakan oleh perusahaan:

• Peningkatan efisiensi operasional. Sistem yang baik akan mempercepat proses penerimaan, penyimpanan, pengambilan, dan pengiriman sehingga meningkatkan produktivitas operasional secara keseluruhan.
• Optimalisasi penggunaan ruang. Manajemen inventory yang baik akan membantu perusahaan memaksimalkan penggunaan ruang penyimpanan sehingga mengurangi biaya dan meningkatkan kapasitas gudang.
• Kepuasan pelanggan yang tinggi. Pengiriman yang cepat dan akurat berkontribusi pada kepuasan pelanggan. Hal ini sangat penting untuk membangun loyalitas dan reputasi positif perusahaan.
• Pengambilan keputusan yang lebih baik. Data yang diperoleh dari manajemen inventory dan gudang memungkinkan perusahaan membuat keputusan yang lebih baik terkait pengadaan, perencanaan, dan strategi bisnis.

Dampak negatif warehouse dan inventory management yang tidak dikelola

Sebaliknya, tidak melakukan warehouse dan inventory management dapat memicu dampak negatif yang signifikan, seperti:

• Keterlambatan pengiriman. Proses pengambilan dan pengepakan yang tidak efisien akan memperlambat pengiriman produk sehingga menurunkan kepuasan pelanggan dan reputasi perusahaan.
• Biaya operasional tinggi. Tanpa pengelolaan yang baik, perusahaan mungkin menghadapi peningkatan biaya akibat pemborosan ruang, waktu, dan tenaga kerja.
• Kesalahan pengiriman. Kurangnya kontrol dalam manajemen inventory dapat menyebabkan kesalahan pengiriman, seperti mengirim jenis produk yang salah atau jumlah yang tidak sesuai.
• Kehilangan peluang penjualan. Stok yang tidak terkelola dengan baik dapat mengakibatkan hilangnya peluang penjualan, terutama saat permintaan tinggi dan persediaan tidak mencukupi.

Best Practices Warehouse dan Inventory Management

Berikut ini beberapa strategi dan best practices manajemen gudang dan inventory yang bisa dilakukan untuk mengoptimalkan operasional dan tetap mampu bersaing di pasar yang semakin kompetitif: 

• Optimasi layout gudang. Pastikan tata letak gudang mendukung aliran barang. Misalnya, menggunakan metode ABC untuk menempatkan barang dengan permintaan tinggi di lokasi yang mudah diakses.

• Implementasi Sistem Manajemen Gudang (WMS). Gunakan WMS untuk mengoptimalkan operasi gudang. Sistem ini dapat membantu mengelola stok, memproses pesanan, dan melacak pengiriman. Misalnya, menggunakan WMS untuk mengelola SKU (Stock Keeping Units) secara real-time.

• Manajemen persediaan berbasis permintaan. Terapkan sistem manajemen persediaan yang responsif terhadap perubahan permintaan. Gunakan data historis dan analisis tren untuk memprediksi kebutuhan stok. Contohnya, analisis data untuk mengatur stok berdasarkan musim dan tren pasar.

• Sistem inventarisasi otomatis. Teknologi RFID (Radio-Frequency Identification) atau barcode dapat melacak inventory secara otomatis dan real-time. Teknologi ini membantu memantau persediaan produk mulai dari pabrik hingga toko.

• Metode Just-In-Time (JIT). Metode ini membantu mengurangi biaya penyimpanan dan menghindari kelebihan stok dengan memesan barang saat dibutuhkan untuk meningkatkan efisiensi produksi.

• Terapkan analisis ABC. Kategorikan barang berdasarkan nilai dan frekuensi penggunaan untuk fokus pada barang-barang yang paling sering digunakan.

• Penyesuaian siklus (cycle counting). Ganti inventarisasi fisik dengan melakukan penyesuaian siklus reguler untuk memastikan akurasi data inventaris sepanjang tahun.

Peranan Teknologi dalam Kegiatan Warehouse Management dan Inventory Management

Secara tradisional, warehouse management dan inventory management dilakukan secara manual. Proses ini melibatkan pencatatan barang masuk dan keluar menggunakan kertas atau spreadsheet yang memerlukan banyak tenaga kerja dan rentan terhadap kesalahan. 

Tidak hanya itu, pelacakan inventory juga sering tidak akurat dan proses pengambilan keputusan menjadi lambat karena kurangnya data real-time. Inilah mengapa dibutuhkan teknologi Warehouse Management System (WMS), seperti ditawarkan oleh Anchanto.

Anchanto WMS menyediakan pelacakan stok secara real-time, otomatisasi proses, dan integrasi dengan berbagai platform e-commerce dan ERP. Melalui sistem ini, Anda dapat memonitor level stok barang, mengelola order, katalog, promosi, dan terhubung dengan jasa kurir sedunia.

Semuanya berkontribusi pada efisiensi operasional dan kepuasan pelanggan yang lebih tinggi. Anchanto WMS menjadikan proses manajemen gudang Anda #JadiMudah!